Älä jätä lukijaa yksin
BLOGI
Osaatko kirjoittaa selkeää tekstiä, joka myös ymmärretään oikein? Selkokielen asiantuntijan Sanna-Leena Knuuttilan vinkeillä voit välttää väärinymmärrykset työyhteisön sisäisessä viestinnässä.
BLOGI
Osaatko kirjoittaa selkeää tekstiä, joka myös ymmärretään oikein? Selkokielen asiantuntijan Sanna-Leena Knuuttilan vinkeillä voit välttää väärinymmärrykset työyhteisön sisäisessä viestinnässä.
Oletko joskus ollut tilanteessa tai työpaikassa, missä sinulle ja työkavereillesi on tullut tunne, että asioista ei viestitä tarpeeksi paljon, laajasti tai usein? Työnantaja on puolestaan ollut sitä mieltä, että kyllä tietoa on jaettu kaikissa kanavissa ja monta kertaa.
Tietenkin asioista kannattaa viestiä niin usein, kuin se on mahdollista. Mutta pelkkä toisto ei riitä, jos tekstiä ei ole helppo lukea ja ymmärtää. Aito vuorovaikutus ja hedelmälliset keskustelut loistavat poissaolollaan, jos lukijoilla on haasteita lukea ja ymmärtää mitä tiedotteissa, raporteissa, intrassa tai muussa sisäisen viestinnän kanavassa sanotaan. Jos kirjoittaja on jättänyt lukijan yksin.
Kun ammattisanoilla höystetty tekstisi on rakennettu pitkien virkkeiden viidakoksi ilman selkeää tekstin rakennetta, asia ei selkene. Lukijan näkökulmasta vaikea teksti synnyttää hänessä tunteen, ettei teksti kuulu hänelle. Hän torjuu tekstin eikä lue sitä loppuun, vaikka siinä olisi hänelle tärkeää tietoa. Tällöin tieto jää häneltä saamatta.
Helposti luettava teksti jää kaikkein parhaiten lukijan mieleen ja vaikuttaa.
Onneksi selkeän tekstin pyörää ei tarvitse keksiä uudelleen. Riittää, kunhan ennen kirjoittamista pysähdyt pieneksi hetkeksi näppäimistön äärelle ja mietit muutamaa asiaa.
1. Selkeä ajattelu johtaa selkeään tekstiin
Unohda ammattisanasto ja trendisanat. Ajattele arkisesti ja käytännönläheisesti. Tämä johtaa suurella todennäköisyydellä siihen, että ilmaiset asiat suoraan ja yksinkertaisesti. Jos joudut käyttämään ammattisanastoa, selitä lukijalle haasteelliset käsitteet ja termit.
2. Mieti kenelle kirjoitat
Tunne kohderyhmäsi, jolle kirjoitat. On ihan ok kirjoittaa ammattijargoniaa kollegalle, jonka kanssa työskentelet samalla alalla. Mutta jos kirjoitat samanlaista tekstiä kaikille niille, joille työssäsi viestit, ei viesti ehkä selkene jokaiselle.
3. Kirkasta pääviesti
Koska viestittävää tietoa liikkuu yrityksissä nykyään paljon, on yksittäisen tiedon pääviestin kirkastaminen lukijoille erityisen tärkeää. Mieti, tarvitseeko lukijan tietää kaikkea sitä, mitä sinä asiantuntijana asiasta tiedät, vai riittääkö lukijalle vain esimerkiksi tieto asian lopputuloksesta. Aloita teksti selkeästi pääviestillä.
4. Rakenna tekstistä kokonaisuus
Tekstin tulisi olla järkevä kokonaisuus niin, että asiat sitoutuvat toisiinsa ja niistä rakentuu loogisesti etenevä teksti.
Kirjoita tekstejä, joiden selkeä kieli on avain sinun ja tekstiesi kaikkien lukijoiden välillä. Auta lukijaa lukemisessa ja ymmärtämisessä. Älä jätä häntä yksin tekstin äärelle. Miksi? Siksi, että helposti luettava teksti jää kaikkein parhaiten lukijan mieleen ja vaikuttaa. Lukijat jaksavat lukea tekstisi loppuun, he saavat tärkeät tiedot ja osaavat toimia toivotulla tavalla.
Selkeä teksti tuo myös säästöjä, kun lukijat eivät väärinymmärrysten vuoksi kuormita sinua sähköposteilla tai puhelinsoitoilla. Silloin sinä voit keskittyä muihin töihisi.
Työntekijän positiivinen kokemus teksteistä on parasta markkinointia. Se kirkastaa yrityksen viestintää toiminnan tavoitteista, arvoista ja toimintatavoista. Se lisää myös osallisuuden tunnetta; tämä on meidän yhteinen juttu.
...
Blogin kirjoittaja on selkokielen asiantuntija ja kouluttaja Sanna-Leena Knuuttila (FM), jonka missiona on auttaa työelämän tekstejä kirjoittavia kirjoittamaan tekstiä, jota kaikkien työntekijöiden on helppo lukea ja ymmärtää.
Haluatko parantaa työyhteisösi sisäistä viestintää? Hienoa, me autamme! Ota yhteyttä, jos olet kiinnostunut Piiri-sovelluksesta tai räätälöidystä sisäisen viestinnän koulutuksesta.
Jätä yhteydenottopyyntö, soita p. 0445030180 tai lähetä sähköpostia hanne@sisainenviestinta.fi