Etätyökavereilla on valtava vaikutus siihen, kuinka hyvin etätyöt sujuvat ja miltä etätyöskentely tuntuu. Moni saattaa kuitenkin kuormittaa omia työkavereitaan aivan huomaamatta ja pahaa tarkoittamatta.
Näillä ohjeilla pääset alkuun ja varmistat, että olet yhtä hyvä työkaveri niin etänä kuin lähelläkin.
1. Viesti etätyökaverille selkeästi ja kohteliaasti
Epäselvä viestintä kuormittaa ja verkon yli virhetulkintojen määrä kasvaa. Kun lähetät etätyökaverille sähköpostin tai pikaviestin, kerro selkeästi, mitä odotat vastaukseksi.
Haluatko vastauksen kysymykseen tai päätöksen? Kysy tai pyydä päätöstä. Haluatko kommentin luonnokseen? Pyydä sitä selkeästi.
Vältä erityisesti ilman saatetekstiä eteenpäin välitettäviä sähköposteja, jotka saavat vastaanottajan ihmettelemään, mitä hänen odotetaan tekevän.
(Pitääkö minun ottaa tämä asia hoidettavaksi? Vastaanko alkuperäiselle viestin lähettäjälle? Kommentoinko asiaa?)
Kerro työkaverillesi myös toivomasi vastausaika.
("Asia on kiireellinen, voisitko vastata tähän tänään?" "Tämä ei ole kiireellinen, voidaan palata asiaan ensi viikolla tai kun sinulle sopii.")
Kun sanaton viestintä jää pois, sanojen merkitys kasvaa. Muista selkeyden lisäksi kohteliaisuus. Viestin vastaanottaja on ihminen, ei työtehtävästä toiseen siirtyvä robotti. Yhden mielestä selkeä ja ytimekäs viestintä voi toisesta tuntua kylmältä ja tylyltä. Muista siksi myös kiittää, antaa arvostavaa palautetta, toivottaa mukavaa työpäivää tai kysyä työkaverilta välillä kuulumisia.
Saatat pelastaa työkaverisi päivän, sillä etätyöskentely voi helposti aiheuttaa yksinäisyyden ja eristyneisyyden tunteita.
2. Anna etätyökaverille mahdollisuus keskittyä töihin syvällisesti ja olla myös vapaalla
Jatkuvat keskeytykset lisäävät stressiä ja laskevat työtehoa. Työkaverilta saattaa kulua jopa yli 20 minuuttia, ennen kuin hän pääsee takaisin hyvään työn imuun keskeytyksen jälkeen. Älä siis pommita etätyökaveria tauotta Teams-, Slack- tai WhatsApp-viesteillä.
Sopikaa työtiimin kanssa, millä tavalla voitte varata aikaa keskittymistä vaativalle työtä. Voitte esimerkiksi käyttää kalenterivarauksia, laittaa tilapäivityksen Teamsiin tai sopia työpäivälle hiljaiset tunnit, jotka on varattu keskittymistä vaativaan työhön.
Jos kysyttävää on paljon, voitte sopia etätyökaverin kanssa ajan, jolloin kysymykset käydään läpi. Sopikaa vaikka aamuksi ja iltapäiväksi puolen tunnin etätapaaminen, jonka aikana keskustellaan läpi yhteisiin töihin liittyvät kysymykset ja ajatukset.
Vilkaisitko muuten kelloa, ennen kuin painoit ’Lähetä’? Pyri lähettämään työkavereille sähköpostit ja pikaviestit aina normaalin työajan aikana. Sama neuvo pätee tietenkin myös puheluihin.
Etätyössä on usein riskinä työajan venyminen sekä työn ja vapaa-ajan sekoittuminen kuormittavalla tavalla. Riski voi kasvaa entisestään, jos työaika on joustava, liukuva tai tarkkaa työaikaa ei ole.
Osalle on luontevaa aloittaa työpäivä aamulla heti kuuden jälkeen. Joku saattaa tehdä töitä joustavasti myöhään illalla, kun lapset ovat jo nukahtaneet. Kukaan ei kuitenkaan halua saada työviestejä tauotta aamukuudesta puoleen yöhön.
Jo push-viestin näkeminen puhelimen ruudulla häiritsee vapaa-ajan lepoa, vaikka siihen ei heti vastaisisikaan. Siksi ilta-aikaan tai vapaalla työkanavien push-viestit kannattaa hiljentää.
3. Kunnioita etätyökaverin erilaisuutta ja erilaisia työskentelytapoja
"Miten joku voi ajatella noin? On aivan itsestään selvää, että..." Ärsyttääkö, kun työkaverisi on aivan eri aaltopituudella ja mielestäsi aivan väärässä?
Ihmisen persoonallisuus ja kaikki elämänkokemukset vaikuttavat siihen, millä tavalla tulkitsemme, havainnoimme ja koemme erilaisia tilanteita. Muista, että sinunkin näkemyksesi on ainutlaatuinen, mutta ei ainoa oikea.
Ethän myöskään oleta tietäväsi, mitä toinen ajattelee? Joskus ristiriita roihahtaa nopeasti liekkeihin yhdestä väärästä oletuksesta. Kysy siksi rohkeasti ja kunnioittavasti toisen mielipidettä – ja ole myös valmis aidosti kuuntelemaan, ennen kuin alat väittelemään siitä miksi oma näkemyksesi on oikea.
Hyvästä tahdosta huolimatta etätyöskentelyssä ristiriitojen riski kasvaa.
Rajustikin erilaisen näkökulman ymmärtäminen on kuitenkin helpompaa, jos jokainen avaa hieman omaa ajattelun polkua ennen lopullisen johtopäätöksen tai mielipiteen kertomista.
Sillä meillä kaikilla on aivan inhimillinen taipumus pitää omaa näkemystämme parhaana. Pidämme samankaltaisista ihmisistä ja hakeudumme mieluiten samoin ajattelevien ihmisten seuraan. Samankaltaisuus kuitenkin kaventaa näkökulmaa, kun taas erilaisuus haastaa työyhteisön kehittymään ja harkitsemaan uusia vaihtoehtoja.
Erilaisuus voi näkyä myös ihan arkisissa työtavoissa. Sinusta voi olla itsestään selvää, että on parasta käsitellä päivän tärkeimmät ja vaikeimmat asiat heti aamulla kello 8. Samaan aikaan työkaverisi mielestä kello 8 on parasta hoitaa vain vähemmän aivokapasiteettia vaativia rutiinitöitä ja keskittyä tärkeisiin asioihin vasta sen jälkeen.
Väittelyn sijaan kannattaa etsiä tasapainoa yhteiseen työskentelyyn.
Yhteiset pelisäännöt on hyvä luoda myös viestintävälineisiin. Voitte työtiimin kanssa esimerkiksi sopia, että kiireellisissä asioissa otetaan puhelin käteen ja soitetaan, ei-kiireelliset asiat hoidetaan sisäisillä sähköposteilla ja kevyt juttelu työkavereiden välillä kuuluu sisäiseen chat-kanavaan.
Jos pelisääntöjä ei sovita, etätyökaveri saattaa odottaa kuumeisesti kiireiseen sähköpostiin vastausta 10 minuutin sisällä – vaikka vastaanottajaksi nimetty työkaveri on juuri päättänyt tehokkaan työskentelyn nimissä tarkistaa sähköpostinsa vain kaksi kertaa päivässä.
4. Ole etätyökaverille aito ja avoin - tunteesi välittyvät myös verkon yli
Jos soitat työkaverille ja olet ärsyyntynyt, vihainen tai väsynyt, sen kyllä kuulee. Ihmiset ovat hyviä huomaamaan toistensa tunnetiloja - mutta saattavat tehdä täysin vääriä oletuksia siitä, mistä tunteet johtuvat.
Etätyöskentelyssä on tärkeää jakaa myös omia vaikeita tunteitaan ja kertoa, mitä tarvitsisi juuri nyt voidakseen paremmin. Jo se voi helpottaa oloa, että sanoo ääneen olevansa ahdistunut esimerkiksi viivästyneestä projektista, hävitystä tarjouskilpailusta tai maailman poikkeuksellisesta tilasta. Negatiivisten tunteiden sanoittaminen tutkitusti vähentää tunnekuormaa.
Sama tilanne voi saada aikaan ihmisissä hyvin monenlaisia tunteita. Siksi erilaisten tunnetilojen ja niistä syntyvien tarpeiden ymmärtäminen on tärkeää. Yhteisen pitkän projektin viimeinen loppurutistus voi saada yhden lamaantumaan, toisen innostumaan ja kolmannen raivostumaan. Kaikki voivat kokea tilanteen täysin eri tavalla ja tarvita erilaista tukea työkavereilta.
On myös hyvä muistaa, että tunteet ovat viestejä siitä, mitä toivoisimme itsellemme. Esimerkiksi kateus voi kertoa siitä, että ihminen kaipaisi enemmän arvostusta.
Hyvä työyhteisö on psykologisesti turvallinen, jossa on sallittua olla inhimillinen - ihminen kaikkine tunteineen. Kukaan meistä ei ole jatkuvasti pirteä, onnellinen ja innostunut. Olemalla aito ja avoin annat muillekin luvan samaan.
Avoimuus rakentaa luottamuksellista työilmapiiriä, jossa kaikilla on parempi olla.
Älä kuitenkaan käytä työkaveria terapeuttina. On täysin sallittua sanoa olevansa väsynyt vaikean elämäntilanteen vuoksi, mutta puolen tunnin avautuminen perheasioista yhteisessä viikkopalaverissa ei ole enää sopivaa.
Läsnäolo ei ole helppoa. Esimerkiksi etäkokouksissa on helppo ajautua vastailemaan samalla sähköposteihin tai tekemään muita töitä.
5. Ole läsnä, välitä ja anna arvostavaa palautetta
Jokainen meistä haluaa työskennellä innostavassa ja kannustavassa työyhteisössä, jossa meitä kuunnellaan ja jossa ihmisistä välitetään aidosti. Kuulostaako utopialta?
Vaikka tämä ihanne ei työpaikallasi täysin toteutuisikaan, voit viedä omaa työyhteisöä askeleen lähemmäs sitä.
Työyhteisöä voikin ajatella nyyttikestit-metaforan kautta – jokainen meistä tuo pöytään jotain ja lopputulos riippuu meistä jokaisesta.
Arvostava palaute on erinomainen väline oman etätyökaverin kannustamiseen ja innostamiseen sekä välittämisen osoittamiseen. Parhaimmillaan hyvä lähtee kiertämään ja saat itsekin enemmän kannustusta antaessasi sitä muille.
Etätyöskentelyssä läsnäolon ja kuuntelun merkitys korostuvat huimasti. Yhteisöllisyyden rakentaminen vaatii enemmän ajatusta ja panostusta, mutta on sitäkin tärkeämpää. Se voi vaatia yhteisiä etälounaita tai -kahveja, mutta niissäkin aito yvä läsnäolo ja vuorovaikutus työkavereiden kanssa on se ratkaisevin asia.
Läsnäolo ei ole helppoa. Esimerkiksi etäkokouksissa on helppo ajautua vastailemaan samalla sähköposteihin tai tekemään muita töitä, kun kukaan ei näe ja mikinkin voi hiljentää. Vastusta tätä kiusausta! On parempi olla kokonaan läsnä tai kokonaan poissa.
Olemalla henkisesti paikalla osoitat arvostavasi toisten aikaa ja isommassa kuvassa arvostat myös muita kokoukseen osallistuvia ihmisiä.
...
Artikkelin esilukijana ja sisällön parantajana toimi Johanna Kiesiläinen-Riihelä (Weekday Gardener Oy). Kiitos!
Artikkelin inspiraationa on käytetty Work goes happy -seminaarin Anniina Hukarin (Taito Training Oy) sekä Hannu-Pekka Sinervän (Hoo-Pee Sinervä Oy) puheenvuoroja.
Lisäksi taustatietoa on poimittu myös muista etätyötä käsittelevistä julkaisuista ja lukemattomista LinkedIn-keskusteluista.
Haluatko parantaa työyhteisösi sisäistä viestintää? Hienoa, me autamme! Ota yhteyttä, jos olet kiinnostunut Piiri-sovelluksesta tai räätälöidystä sisäisen viestinnän koulutuksesta.
Jätä yhteydenottopyyntö, soita p. 0445030180 tai lähetä sähköpostia hanne@sisainenviestinta.fi